Features

Event management Det behøver ikke være svært, for at være fedt.

Venma hjælper dig med mange af de udfordringer du har på dit event – alt lige fra at registrere de frivillige, få overblik over hold og områder, tjek-in, håndtering og tildeling af produkter.

Venma er fleksibelt system og det giver dig komplet kontrol over dine hold, også selv om det er flere tusinde frivillige, der skal håndteres.

  • Rekruttering

    • Tillader at potentielle frivillige selv kan tilmelde sig ventelister, direkte fra din egen hjemmeside
    • De frivillige kan selv opdatere og indtaste deres kompetencer og personlig data
    • Giver de enkelte ledere for hold, mulighed for at finde og tilknytte frivillige fra ventelisten

    Venma giver events og organisationer mulighed for at finde frivillige året rundt, direkte fra deres hjemmeside, så der er opbygget en base af frivillige, når behovet for nye frivillige opstår. De frivillige kan selv indtaste deres kompetencer og uddannelser. Dette kan være erfaring med Bardrift, IT, el, sikkerhed osv. De kan komme på en venteliste eller komme på et specifikt hold, lige efter oprettelsen.

    Alle de personlige oplysninger der skal indtastes ved oprettelse, kan gøres af de frivillige selv. Og profilen indeholder oplysninger om profilen er korrekt udfyldt, om man har betalt kontingent (hvis dette er påkrævet), om man er tilknyttet et eller flere hold, om man har fået tildelt produkter i forbindelse med et medhjælperjob (fx: armbånd/t-shirts/ madbilletter).

     

  • Medlemsstyring

    • Information og kommunikation – er segmenteret, så alle kun ser relevant indhold
    • Dashboard med relevant information til de frivillige – altid opdateret med det nyeste
    • Kommunikationen kommer direkte fra ledere der styrer de enkelte hold

    Information og nyheder bliver styrret, så de enkelte frivillige, kun får den information der er relevant for ham/hende. Det kunne være information fra koordinatorer på eventet eller fra den frivilliges leder på det hold man er tilknyttet. Al den information der oprettes, bliver automatisk præsenteret på de frivilliges profiler. Der er også adgang til et post system, der gør det nemt at kommunikere mellem de frivillige og de enkelte holds ledere, og have en historik gemt på al den korrespondance der har været.

     

  • Hold styring

    • Meget fleksibel mulighed for en bred og dyb organisation
    • Nemt at flytte frivillige og hold rundt i organisationen, så det passer til virkeligheden
    • De frivillige kan have både primær og sekundære tilknytninger til hold

    Venma gør det muligt, at lave en opsætning, der afspejler din organisations opbygning. Efterfølgende er det nemt for koordinatorer at tilpasse opsætningen af organisationen, så den passer til den virkelige verden og de ændringer der opstår.

    Denne fleksible mulighed findes både for hold og frivillige. Hvor hold der er oprettet, nemt kan flyttes ud som underhold til andre hold, eller de kan flyttes op eller ned i organistionen. Det samme er gældende for de frivillige, der kan flyttes rundt mellem de enkelte hold, både enkeltvis eller flere på en gang. Når medhjælpere flyttes fra et hold til et andet, startes et transfer system, der sikre at lederene på både afgiver- og modtager-hold af den frivillige, er enige i flytningen.

     

  • Håndtering af produkter

    • Mulighed for at oprette alle de produkter, der skal til for at kunne afvikle et event
    • Budgettering og tildeling af produkter på tværs af hold og organisationen
    • Oprettelse af pakker med flere produkttyper
    • Udlånssystem til værktøj og andet materiel

    Der kan oprettes forskellige produkttyper (Adgangskort/armbånd, voucher på t-shirts og mad/drikke), der skal uddeles til hold og frivillige. I Venma kan man fra toppen tildele produkter til underhold og fra disse underholde kan lederen skubbe produkterne videre ned på underhold eller blot tildele produkterne til de frivillige på holdet. Det er muligt at skubbe et enkelt produkt ud til alle frivillige, der opfylder nogen betingelser.

    Man kan for nemhedens skyld kombinere flere produkter i en pakke, så man ikke skal skubbe produkter ud af flere omgange. Dette kan gøre til alle eller blot til hold der opfylder visse betingelser man har sat.

     

  • Bestillingsmodul

    • Nemt at oprette produkter og inddele dem i produktgrupper
    • Styring af hvem der må bestille i hvilke produktgrupper
    • Simpel oversigt overbestillinger
    • Håndtering af bestillinger

    Venma har mulighed for et plugin, der gør det muligt, at hold kan bestille forskellige produkter. Man opretter produktgrupper med produkter i, disse åbnes op for de forskellige hold via rettigheder, således det er muligt at give nogle hold ret til at bestille i nogle grupper og andre hold i andre grupper, men nogen slet ikke kan bestille.

    Når de enkelte hold har bestilt, kan man via rettigheder sætte, hvem der kan se og administrere de bestillinger der er kommet ind.

  • Events og sæsoner

    • Nemt at oprette nye events i samme sæson
    • Hurtigt at oprette og skifte til en ny sæson, hvor frivillige og hold overføres

    I Venma er det muligt, at have flere events kørende på i samme sæson. De forskellige events, kan dele hele eller dele af organisationen. Når en sæson er slut, kan Venma nemt starte en ny sæson op, så alle hold og frivillige også er tilgængelige i den nye sæson. Hermed sikres den bedst mulige start på en ny sæson. Den gamle sæson slettes ikke, men kan findes frem, hvis man skal kikke efter noget i en tidligere sæson.

     

  • API og Plugins

    • Via Venma’s API er det nemt, at lave integrationer med eksterne systemer
    • Ved brug af plugins, er det muligt at integrere online betaling eller NFC løsninger
    • Venma bliver det centrale sted, at opbevare alle informationer medhjælpere, frivillige og gæster

    Venma’s API sørger for at integration og data der bruges i eksisterende systemer, altid er i sync. og opdateret. Derved er det muligt at have en kombination af andre systemer og Venma, der deler og bruger samme data.

    Opbygningen af Venma’s plugins åbner op for  integration til mange forskellige systemer. Det er i dag allerede muligt, at bruge plugins for post systemet, online betaling af kontingent, og adgangs styring via NFC chip.

     

  • Gæstelister

    • Inddeling af gæstelister i grupper
    • Uddelegering af opbygning af gæsteliste til en listeansvarlig
    • Overblik over status på lister
    • Udsendelse af Tjek-in kort
    • Masse udsendelse af adgangs produkter

    Via Venma’s gæstelister, er det muligt for dig at uddelegere al arbejdet med gæstelister til dine gæster selv. Alle gæstelister placeres i grupper, således at du har styr på hvilken type dine lister er. Man kan også holde styr på hvad der er aftalt af fakturering af alle de adgange der er oprettet, så dette er nemt for dig bagefter.

    Man har mulighed for at få et overblik over hvor alle ens lister er i processen med at blive udarbejdet, via en status og farvekode på alle lister i oversigten. Når alle personer på den enkelte liste er blevet tildelt en adgang, kan man udsende tjek-ind kort til en eller alle gæster på de enkelte lister.

    Den listeansvarlige kan ændre sin liste, helt op til arrangement-start eller når adgangen er udleveret. Der er mulighed for at scanne chip eller stregkode ved udlevering af adgang .

  • Tjek-ind

    • Simpel og nemt tjek-ind interface
    • Samlet tjek-ind af gæster i Venma, Gæstelister og evt. eksterne billetter
    • Samlet udlevering af adgange og fysiske produkter
    • Mulighed for tjek-ind på alle computere

    Ved at bruge Venmas fælles tjek-ind interface, kan man samle tjek-ind af gæster, medhjælpere og evt. købte eksterne billetter i et tjek-ind billede. Nemt og overskueligt. Venma kan sætte op til at vise fysiske produkter et medlem skal have udleveret i forbindelse med tjek-ind.

    Som administrator kan man sætte et “Point of sale” godkendelse på en computer, så pc’en bliver et tjek-ind sted. Dette gør det nemt at udvide antallet af tjek-ind steder hurtigt, ved blot at opsætte flere pcere. Via et “Point of sale”, kan man også bestemme, hvem der må se hvilke lister.

     

Får du lyst til at vide mere om VENMA?

Kontakt os nu